La selección del mejor ERP para tu empresa no solo depende de elegir la mejor tecnología y de que el sistema ERP se ajuste a los requerimientos de tu empresa en ese momento. Debés tomar en cuenta también la capacidad de escalabilidad del sistema que estás adquiriendo.

En esta nota te contamos la importancia de tener un softwate ERP escalable. Pero primero:

¿QUÉ ES LA ESCALABILIDAD EN UN SISTEMA?

La escalabilidad del software se refiere a su capacidad para manejar una carga creciente de datos y trabajo. Dicho de otra forma, la capacidad de un sistema para seguir satisfaciendo las necesidades de tu empresa mientras crece.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA ESCALABILIDAD EN UN ERP?

La escalabilidad es importante a la hora de elegir un sistema ERP. Dado que se trata de que le empresa crezca, el sistema deberá ser capaz de seguirle el paso a la organización cuando aumente la base de clientes, el número de transacciones diarias, los puntos de venta, las necesidades directivas como Business Intelligence. O comerciales: como ventas por diferentes canales, nuevos departamentos. El sistema deberá ser capaz de manejar dichos cambios, de lo contrario le empresa se verá en la necesidad de rechazar oportunidades de crecimiento debido a las limitadas capacidades de su sistema, o deberá gastar más allá de su presupuesto para suplir, con otros sistemas, las deficiencias heredadas de su ERP.

Al seleccionar un nuevo sistema ERP, existen muchas opciones y todo puede parecer muy complejo, pero si queremos evaluar la escalabilidad de los sistemas que estamos considerando, los siguientes puntos nos ayudarán a evaluar con mayor seguridad el potencial de escalabilidad del sistema ERP:

1. Funcionalidad/ módulos:

Los sistemas ERP, por definición deben dar soporte integral a las tareas operativas y financieras de la empresa, pero la amplitud y el nivel de sofisticación dentro de los módulos de cada software ERP varían, comprender las limitaciones de dichos módulos requiere el enfoque adecuado, por ejemplo, si actualmente se vende al por menor, pero tiene intenciones de más adelante convertirse en mayorista, convendrá saber si el sistema que estamos considerando atiende a dicha vertical de negocio y de qué forma lo hace, o la integración a canales de venta online como lo son los marketplace, ecommerce y redes sociales. De igual manera si se quiere incorporar un nuevo departamento en la empresa: RRHH, Contabilidad, Comercial, etc.

2. Usuarios

Añadir usuarios a un Sistema ERP, es lo más básico en la escalabilidad del sistema, de hecho, todos los sistemas ofertan el sistema con cierto número de usuarios de arranque, por lo que es fácil pasar por alto los detalles en el tema, así que conviene saber:

¿Qué tan flexibles son las configuraciones de usuario para habilitar y limitar funciones?
¿Son claros los términos en los que se licencian los usuarios?
¿Necesito instalar un cliente por puesto de trabajo? ¿Son usuarios recurrentes. Es decir, puedo entrar con el mismo usuario de manera simultánea en más de un dispositivo?¿Existe un límite de usuarios?

El software debe ser lo suficientemente flexible para facilitar el ingreso y eliminación de usuarios, permitiendo el control y cambio a la configuración de los accesos a usuarios antiguos y nuevos. Por ejemplo, estableciendo desde permisos de acceso a la información a nivel de lectura, escritura o ambos.

3. Reportes

Si bien es importante el desempeño operativo del Sistema ERP, al momento de evaluar se suele perder el foco en la capacidad de generación de reportes por parte del sistema. Esto es importante porque conforme el negocio afina sus procesos dentro del Software ERP, la necesidad por saber qué se está haciendo, cómo y con qué resultados se vuelve vital para la planeación estratégica de la empresa. La flexibilidad de armado de reportes, gráficos y alertas se vuelven clave para saber dónde se está parado.

Aspectos que se deben tener en cuenta al evaluar la escalabilidad de los informes incluyen los formatos de exportación disponibles, la facilidad de uso de las herramientas de generación de informes, el uso compartido y guardado de plantillas de informes y la presencia de herramientas gráficas para mostrar datos.

4. Movilidad

¿El software ERP que estás seleccionando funciona en teléfonos inteligentes y tabletas? ¿Funciona desde varias ubicaciones?. Si la respuesta es no, tus colaboradores pueden ver limitado su desempeño. La disposición de los colaboradores por tener herramientas de trabajo en sus propios dispositivos, representa una oportunidad para extender su desempeño. A medida que la empresa crece, también lo hará la variedad de dispositivos en la oficina.

El Software ERP tiene que trabajar en cualquier dispositivo para ser escalable operativamente para permitir flexibilidad y movilidad para todos los empleados.

La escalabilidad del Sistema ERP puede impulsar o limitar el potencial de crecimiento de tu empresa en el futuro, por lo que conviene tomarse en serio el tema para ver crecer nuestra empresa acompañados de un proveedor de sistemas que vaya de la mano. Evitá perder tiempo valioso en migraciones, capacitaciones, configuraciones, etc.

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